Den Nutzen einer Automatisierung ohne erfundene Einsparungen erklären

Erklären Sie den Nutzen einer Automatisierung anhand einer abgegrenzten Tätigkeit, einer nachvollziehbaren Ausgangsbasis und offener Rechenannahmen. Zeigen Sie mehrere mögliche Ergebnisse einschließlich zusätzlichem Prüfaufwand; rechnerisch frei werdende Zeit ist weder automatisch eingespartes Geld noch eine zugesagte Wirkung beim Kunden.

Eine tatsächlich abgegrenzte Arbeit statt der ganzen Abteilung betrachten

Wählen Sie zuerst den Arbeitsschritt, für den eine Veränderung diskutiert wird. „Vertrieb automatisieren“ ist als Rechengegenstand zu breit. Enger wäre die manuelle Zuordnung einer bestimmten Art eingehender Anfrage. Beschreiben Sie Anfang und Ende der Tätigkeit und die Fälle, die dazugehören. Wenn komplizierte Rückfragen außerhalb des Schritts liegen, müssen sie sichtbar ausgeschlossen sein. Andernfalls vergleicht die spätere Rechnung unterschiedliche Leistungen und erzeugt eine scheinbare Zeitersparnis, die nur auf verschobener Arbeit beruht.

Fragen Sie die zuständige Person nach der verfügbaren Datengrundlage. Gibt es Beobachtungen aus dem Prozess, eine dokumentierte Auswertung oder lediglich eine grobe Einschätzung? Notieren Sie Herkunft, Zeitraum und Umfang. Eine Schätzung kann als ausdrücklich gekennzeichnete Modellannahme verwendet werden, darf aber nicht zur gemessenen Kundenzeit umbenannt werden. Fehlt jede Grundlage, lässt sich zunächst nur erklären, welche Informationen für eine Rechnung erforderlich wären. Ersetzen Sie die Lücke nicht durch einen branchenüblich klingenden Wert.

Trennen Sie Häufigkeit und Zeit je Fall. Eine Gesamtstundenzahl ohne Bezugsmenge lässt sich bei wechselndem Volumen kaum vergleichen. Fragen Sie, ob seltene Sonderfälle enthalten sind und ob die Person aktive Bearbeitung oder Wartezeit meint. Beides kann für den Prozess wichtig sein, aber eine kürzere Wartezeit schafft nicht automatisch dieselbe Arbeitskapazität wie weniger aktive Bearbeitung. Die Definition muss vor der Modellrechnung stimmen und von den beteiligten Fachpersonen verstanden werden.

Die Annahmen für den veränderten Ablauf vollständig machen

Der angenommene neue Ablauf enthält nicht nur die automatisierte Tätigkeit. Ergänzen Sie die verbleibende Prüfung, die Bearbeitung von Ausnahmen und die laufende Betreuung, soweit sie für den betrachteten Zeitraum relevant sind. Eine Verlagerung zur Fachabteilung ist keine verschwundene Arbeit. Halten Sie fest, wer diesen Aufwand einschätzt und worauf die Einschätzung beruht. Unbekannte Anteile bleiben als unbekannt sichtbar oder werden mit ausdrücklich fiktiven Szenarien erläutert, nicht als kostenlos vorausgesetzt.

Einmalige Vorbereitung und laufende Tätigkeit werden getrennt betrachtet. Einrichtung, Datenaufbereitung und Schulung können anders anfallen als die Bearbeitung jedes einzelnen Falls. Wählen Sie den Betrachtungszeitraum so, dass diese Trennung verständlich ist. Rechnen Sie eine einmalige Vorbereitung nicht versehentlich jede Woche ein, lassen Sie sie aber auch nicht aus einer Wirtschaftlichkeitsbehauptung verschwinden. Ob eine technische Umsetzung diesen Aufwand tatsächlich verursacht, muss im konkreten Projekt geprüft werden. Dieser Text behauptet keine pauschalen Implementierungszeiten.

Beschreiben Sie auch den Leistungsstand des neuen Ablaufs. Eine Vorhersage über eine noch nicht geprüfte Lösung bleibt eine Annahme. Gibt es ein Testresultat, gehören Testumfang und Bedingungen dazu. Eine Demo mit vorbereiteten Beispielen beweist keine dauerhafte Fehlerfreiheit im Kundenbetrieb. Das Annahmenblatt soll gerade verhindern, dass ein überzeugender Eindruck im Gespräch unbemerkt zu einer technischen oder wirtschaftlichen Zusage wird. Die überprüfbare Grenze ist Teil des Nutzens, den Sie erklären.

Eine vollständig fiktive Zeitrechnung ausfüllen

Das folgende Modell ist vollständig fiktiv; keine Zahl ist eine Kundenmessung, ein Marktwert oder eine LDM-Leistungsangabe. Angenommen werden 90 gleich abgegrenzte Vorgänge in einer Woche mit jeweils vier Minuten aktiver Bearbeitung. Die rechnerische Ausgangszeit beträgt 360 Minuten, also sechs Stunden. Für den veränderten Ablauf werden zunächst zwei Minuten je Vorgang und zusätzlich 60 Minuten laufende Prüfung angenommen. Das ergibt 180 plus 60 Minuten, insgesamt vier Stunden.

Die fiktive Differenz beträgt damit zwei Stunden Arbeitskapazität in der betrachteten Woche. Ein angenommener Bewertungsansatz von 40 Euro je Stunde ergibt rechnerisch 80 Euro Kapazitätswert. Dieser Wert ist kein nachgewiesener Geldzufluss und keine tatsächlich verringerte Ausgabe. Personalkosten können gleich bleiben, während Mitarbeitende andere Aufgaben erledigen. Einrichtung, weitere Betriebskosten und eine eventuelle andere Ergebnisqualität sind in diesem begrenzten Zeitmodell noch nicht bewertet und müssen vor einer weitergehenden wirtschaftlichen Aussage ergänzt werden.

Das gefüllte Annahmenblatt nennt zu jedem Wert seine Rolle: 90 Fälle und vier Minuten als fiktive Ausgangsannahmen, zwei Minuten und 60 Prüfminuten als fiktive Veränderungsannahmen sowie 40 Euro als frei gewählten Bewertungsansatz. Die Rechenformel ist sichtbar und von einer behaupteten Messung getrennt. Ein echter Kunde müsste seine passenden Daten und Bewertungen liefern oder freigeben. Die Zahlen aus diesem Beispiel dürfen nicht in eine Referenz oder ein Angebot als beobachtete Einsparung übernommen werden.

Die empfindlichen Annahmen mit ungünstigen Fällen prüfen

Variieren Sie einen entscheidenden Wert und halten Sie die anderen Bedingungen zunächst gleich. Im fiktiven Modell führt eine neue Bearbeitungszeit von drei statt zwei Minuten zu 270 plus 60 Minuten, also fünfeinhalb Stunden. Die Kapazitätsdifferenz schrumpft auf eine halbe Stunde. Bei vier Minuten je Vorgang entstehen einschließlich Prüfung sieben Stunden; der Ablauf benötigt damit eine Stunde mehr als die angenommene Ausgangslage. Das ungünstige Szenario wird nicht ausgeblendet, weil es schlechter zum Verkaufsgespräch passt.

Die Sensitivität zeigt, worüber der Kunde vor einer Entscheidung mehr wissen muss. Im Beispiel ist die verbleibende Bearbeitungszeit entscheidend. Eine geeignete nächste Prüfung würde deshalb genau diesen Aufwand und die Qualität des Ergebnisses im passenden Umfang untersuchen. Das ist noch kein fertiger Pilotauftrag und keine Anleitung zu einer bestimmten Messmethode. Verantwortliche Fachpersonen müssen festlegen, welche Beobachtung für die tatsächliche Anwendung aussagekräftig ist und welche Informationen dabei verarbeitet werden dürfen.

Wenn mehrere Größen unbekannt sind, geben Sie nicht jeder eine beliebig günstige Ausprägung. Markieren Sie die Abhängigkeiten und wählen Sie verständliche Szenarien. Eine geringere Fallzahl kann den Nutzen einmaliger Vorbereitungsarbeit anders einordnen; mehr Ausnahmen können Prüfaufwand erhöhen. Die genaue Wirkung hängt von der tatsächlichen Rechnung ab. Ihr Gespräch sollte sichtbar machen, welche Annahme den Unterschied trägt. Eine scheinpräzise Zahl mit mehreren unbekannten Eingängen vermittelt sonst mehr Sicherheit, als die Daten erlauben.

Zeitgewinn und wirtschaftliche Aussage getrennt freigeben

Für eine finanzielle Aussage benötigen Sie einen zusätzlichen Zusammenhang: Welche Ausgabe würde sich tatsächlich ändern oder welcher andere wirtschaftliche Effekt ist begründet? Ein Stundenwert allein beantwortet das nicht. Prüfen Sie die vollständigen relevanten Kosten und den gewählten Zeitraum mit dem zuständigen kaufmännischen Verantwortlichen. Wenn nur ein Kapazitätsmodell vorliegt, benennen Sie es genau so. Der Vertrieb darf aus einem rechnerischen Zeitunterschied keine sichere Amortisation oder Gewinnsteigerung machen.

Auch die Qualität des Arbeitsergebnisses gehört zur Einordnung. Ein schnellerer Ablauf mit mehr ungeprüften Fehlern ist nicht automatisch dieselbe Leistung. Halten Sie deshalb die noch offene Qualitätsfrage neben der Zeitrechnung fest. Kosten für mögliche Nacharbeit dürfen nicht stillschweigend verschwinden. Sind diese Punkte unbekannt, bleibt die wirtschaftliche Gesamtbewertung offen. Das ist eine sinnvolle Grenze des Gesprächs und kein Grund, die fehlenden Angaben durch ein attraktiveres Referenzprojekt zu ersetzen.

§ 5 UWG erfasst irreführende Angaben und nennt unter anderem die von einer Leistung zu erwartenden Ergebnisse. Die konkrete Bewertung hängt von Aussage und Zusammenhang ab. Lassen Sie entsprechende Werbe- und Angebotsformulierungen verantwortlich prüfen; dieses Rechenblatt gibt keine rechtliche Freigabe. Besonders ein Satz wie „Sie sparen sicher“ kann über die vorhandene Grundlage hinausgehen. Bleiben Sie bei belegten Daten und ausdrücklich erkennbaren Annahmen, deren Bedingungen im tatsächlichen Gespräch nicht verloren gehen.

Ein überprüfbares Annahmenblatt statt einer Erfolgszahl übergeben

Das fertige Blatt enthält die abgegrenzte Tätigkeit, Quellen und Status der Ausgangsdaten, Veränderungsannahmen, Rechenweg, ungünstige Szenarien und die offenen Prüffragen. Eine Kollegin muss jede Zahl als Beobachtung, Schätzung oder fiktives Beispiel erkennen können. Ändert der Kunde eine Annahme, wird die Rechnung unter diesen neuen Bedingungen fortgeschrieben. Bewahren Sie den vorherigen Stand auf, damit eine geänderte Ergebniszahl nicht irrtümlich als veränderte gemessene Leistung interpretiert wird.

Dieser Leitfaden unterscheidet sich von der Prüfung einer Kundenreferenz: Er bewertet keinen fremden Erfolg als Gesprächsbeleg, sondern legt eine neue, ausdrücklich begrenzte Rechnung offen. Ebenso ist er keine allgemeine Automatisierungs- oder CRM-Empfehlung. Der konkrete nächste Schritt ist die Prüfung einer entscheidenden Annahme oder die begründete Entscheidung, dass derzeit keine belastbare Nutzenaussage möglich ist. Ein solcher Abschluss ist ehrlicher und fachlich nützlicher als eine erfundene Einsparungsquote.

Quelle, geprüft am 18.10.2026: Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, § 5, https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__5.html . Die Quelle betrifft irreführende Angaben einschließlich erwartbarer Ergebnisse. Annahmenblatt und Sensitivität sind redaktionelle Empfehlungen; sämtliche Fallzahlen, Minuten und Eurobeträge sind ausdrücklich fiktiv. Es werden keine tatsächlich gemessene Einsparung, Amortisation oder bestimmte LDM-Automatisierungsleistung behauptet.

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