Eine Vertriebsdemo auf den Arbeitsablauf des Kunden zuschneiden

Zeigen Sie in einer Vertriebsdemo einen begrenzten Arbeitsablauf, den Ihr Kunde wiedererkennt. Ordnen Sie jeder Kundenaufgabe einen vorab geprüften Vorführschritt zu und kennzeichnen Sie Anschauungsdaten, vorbereitete Zustände und offene Anforderungen. Das Ergebnis ist ein Demo-Drehbuch, keine Pilotbeauftragung und kein pauschaler Eignungsnachweis.

Mit dem beschriebenen Kundenablauf beginnen

Fragen Sie nach einem konkreten Vorgang aus dem Arbeitsalltag, nicht nach einer Wunschliste für Ihre gesamte Produktpalette. Was löst die Aufgabe aus, welche Information liegt dann vor und was soll die zuständige Person als Nächstes tun? Lassen Sie den Ablauf zunächst in den Worten des Kunden stehen. Wenn eine Anfrage heute über mehrere Postfächer weitergereicht wird, sind Eingang, Zuordnung und Übergabe drei unterscheidbare Schritte. Die Demo muss nicht jede denkbare Variante abdecken. Sie soll zeigen, welchen dieser Schritte Sie mit dem vorhandenen Produkt nachvollziehbar vorführen können und welche Frage der Kunde damit beurteilen möchte.

Klären Sie anschließend, wer im Termin den Ablauf aus eigener Erfahrung bestätigen kann. Eine Einkaufsfunktion kann den Auswahlprozess koordinieren, ohne die tägliche Übergabe genau zu kennen. Bitten Sie deshalb um die passende fachliche Perspektive, statt deren Sicht mit eigenen Vermutungen zu ersetzen. Halten Sie im Drehbuch den Anlass, die beteiligte Rolle und den gewünschten Erkenntnisgewinn fest. Formulieren Sie beispielsweise, dass die Zuordnung einer eingegangenen Anfrage sichtbar werden soll. Versprechen Sie an dieser Stelle weder eine schnellere Bearbeitung noch eine bestimmte Fehlerquote. Solche Ergebnisse wären gesondert zu untersuchen und entstehen nicht dadurch, dass eine Vorführung flüssig wirkt.

Jede Kundenaufgabe einem überprüften Vorführschritt zuordnen

Erstellen Sie für jede ausgewählte Aufgabe eine Zeile mit Ausgangszustand, Aktion und sichtbarem Ergebnis. Ergänzen Sie die tatsächlich verfügbare Produktversion und den für die Vorführung benötigten Zugang. Prüfen Sie den vorgesehenen Schritt vor dem Termin in genau dieser Umgebung. Eine Funktion aus einer anderen Version oder einem noch nicht bereitgestellten Zusatzmodul gehört nicht als verfügbare Standardfunktion ins Drehbuch. Wenn der Schritt nur mit einer Vorbereitung durch Ihr Team funktioniert, dokumentieren Sie diese Vorbereitung. Sie ist Teil der Erklärung und darf im Kundentermin nicht als automatisch erledigte Arbeit erscheinen.

Beschreiben Sie den Ablauf so genau, dass eine Vertretung ihn nachvollziehen könnte. „Zuordnung zeigen“ ist dafür zu unbestimmt. Aussagekräftiger ist, welche Beispielanfrage geöffnet wird, welche vorhandene Aktion ausgeführt wird und woran die neue Zuständigkeit anschließend erkennbar ist. Verwenden Sie dabei die echten Bezeichnungen Ihrer geprüften Oberfläche. Dieser Leitfaden liefert keine Anleitung für eine bestimmte LDM-Funktion. Falls Sie einen Schritt im vorhandenen Produkt nicht ausführen können, ersetzen Sie ihn nicht durch eine mündliche Funktionsbehauptung. Markieren Sie die entsprechende Kundenanforderung als ungezeigt und klären Sie, welche Fachperson sie belastbar beantworten kann.

Anschauungsdaten und vorbereitete Zustände erkennbar halten

Wählen Sie einen kleinen, verständlichen Datenbestand, der die Kundenaufgabe abbildet, ohne vertrauliche Informationen aus einem anderen Projekt einzuschleusen. Konstruierte Firmennamen und erfundene Vorgänge können dafür geeignet sein. Kennzeichnen Sie solche Angaben ausdrücklich als Anschauungsdaten. Behaupten Sie keine Anonymisierung, nur weil Sie ein Namensfeld ausgetauscht haben. Für den Einsatz echter Kundeninformationen benötigen Sie den in Ihrer Organisation passenden Freigabeweg. Die Vorführung soll einen Arbeitsablauf erklären; sie benötigt nicht automatisch eine vollständige Kopie des späteren Kundenbestands oder einen Zugang zu dessen Produktivsystem.

Unterscheiden Sie außerdem zwischen tatsächlich vorgeführten Aktionen und bereits vorbereiteten Ergebnissen. Wenn ein Datensatz vor dem Termin angelegt wurde, sagen Sie das. Ein geöffnetes Ergebnisfenster belegt nicht, wie die Daten zuvor übernommen oder geprüft wurden. Notieren Sie im Drehbuch beispielsweise „Beispielanfrage vorbereitet; Eingangskanal wird heute nicht gezeigt“. So kann der Kunde seine Rückfrage auf die richtige Lücke richten. Zeigen Sie bei einem notwendigen Wechsel zwischen Umgebungen auch diesen Wechsel an. Unterschiedliche Datenstände oder Zugriffsrechte dürfen nicht zu dem Eindruck führen, dass ein durchgängiger Ablauf demonstriert worden sei, den Ihr Team tatsächlich gar nicht vorgeführt hat.

Ein fiktives Drehbuch mit einer bewusst offenen Zeile ausfüllen

Das folgende Szenario ist vollständig fiktiv und beschreibt keine zugesicherten Eigenschaften eines realen Produkts. Im angenommenen System S hat das Demoteam vorab zwei Funktionen in der vorgesehenen Testumgebung geprüft: Eine vorbereitete Anfrage lässt sich öffnen und einer bearbeitenden Person zuordnen. Der fiktive Kunde möchte nachvollziehen, wie eine Ersatzteilanfrage von der Sichtung zur Zuständigkeit gelangt. Zeile eins des Drehbuchs lautet: Kundenaufgabe „Anliegen erkennen“, Ausgangszustand „konstruierte Anfrage A liegt vor“, Aktion „Anfrage öffnen“, sichtbares Ergebnis „Anliegen und vorhandene Angaben sind lesbar“. Der Eingang aus einem echten Postfach ist ausdrücklich nicht Gegenstand dieser Zeile.

Zeile zwei verbindet die Kundenaufgabe „Bearbeitung übernehmen“ mit der im fiktiven System geprüften Zuordnungsaktion. Das sichtbare Ergebnis ist die geänderte Zuständigkeit am Beispieldatensatz. Zeile drei betrifft einen vom Kunden gewünschten Abgleich mit seinem Warenbestand. Diese Anforderung wurde in der fiktiven Umgebung nicht geprüft und erhält deshalb den Status „nicht vorgeführt; technische Klärung durch die zuständige Fachperson“. Das Team zeigt an dieser Stelle weder eine vorbereitete Bestandszahl als vermeintliches Live-Ergebnis noch eine improvisierte Verbindung. Damit liegen zwei begrenzt vorführbare Schritte und eine konkret gehaltene Aussage vor. Das Beispiel beschreibt keinen echten Testlauf, keine Systemintegration und keinen beobachteten Kundenerfolg.

Die Vorführung am Erkenntnisziel moderieren

Beginnen Sie den Termin mit dem vereinbarten Ablauf und dessen Grenzen. Lassen Sie den Kunden bestätigen, dass die ausgewählte Aufgabe seiner beschriebenen Situation entspricht. Führen Sie dann einen Schritt aus und benennen Sie das sichtbare Ergebnis. Fragen Sie, welche Anforderung damit beantwortet ist und welche noch nicht. Eine Rückfrage zu einem anderen Prozess ist wertvoll, muss aber nicht sofort in denselben Ablauf eingebaut werden. Halten Sie sie mit ihrem Gegenstand fest. Sonst wird aus einer nachvollziehbaren Vorführung eine Reihe unverbundener Oberflächenwechsel, bei der niemand mehr unterscheiden kann, welche ursprüngliche Frage tatsächlich beantwortet wurde.

Wenn eine vorbereitete Aktion scheitert, beschreiben Sie die beobachtete Grenze, statt das gewünschte Resultat nachträglich als gezeigt zu behandeln. Ob Sie den Schritt erneut versuchen, eine vorbereitete Erläuterung verwenden oder die Frage in die Nachbereitung geben, richtet sich nach dem vereinbarten Umfang und der verbleibenden Zeit. Ein Bildschirmbild als Erklärung kann hilfreich sein, ist aber als solches zu kennzeichnen. Die IHK München empfiehlt bei der Softwareauswahl, verfügbare Demos oder Testversionen an den eigenen Anforderungen zu prüfen. Das unterstützt den begrenzten Abgleich im Termin; es macht die einzelne Demo weder zu einer vollständigen Anbieterbewertung noch zu einer Entscheidung über den Produktivbetrieb.

Gezeigt, erklärt und ungeklärt getrennt übergeben

Schließen Sie das Drehbuch nach dem Termin anhand dessen, was tatsächlich stattgefunden hat. Notieren Sie pro Zeile, ob der Schritt vorgeführt, nur erläutert oder offengelassen wurde. Ergänzen Sie die konkrete Beobachtung und die Rückfrage des Kunden. „Demo gut gelaufen“ beantwortet diese Fragen nicht. Falls die Anforderung sich im Gespräch verändert hat, halten Sie die Änderung mit ihrem Anlass fest. Eine nachträgliche Erweiterung darf nicht so aussehen, als hätte Ihr Team sie bereits in der ursprünglichen Umgebung geprüft. Die Nachbereitung muss auch für jemanden verständlich bleiben, der beim Termin nicht dabei war.

Für jede offene Zeile benennen Sie die benötigte Auskunft und die verantwortliche Funktion. Die Bestandsfrage aus dem fiktiven Beispiel geht mit dem gewünschten Anwendungsfall an die Fachperson; sie wird nicht stillschweigend als unterstützte Integration in ein Angebot übernommen. Ob ein weiterer Termin, eine technische Prüfung oder ein gesondert beauftragter Pilot sinnvoll ist, bleibt eine eigene Entscheidung. Genau darin liegt die Grenze zu einem Pilotauftrag: Das Drehbuch dokumentiert die Vorführung eines Kundenablaufs und die verbleibenden Erkenntnislücken. Es verteilt keine zusätzlichen Datenrechte, beauftragt keine Kundenarbeit und garantiert keine technische Eignung. Verwenden Sie es in Ihrem bestehenden freigegebenen Arbeitsprozess.

Quelle, geprüft am 18.10.2026: IHK für München und Oberbayern, Geeignete Software finden, https://www.ihk-muenchen.de/ratgeber/digitalisierung/auswahl-software/ . Der Quellenbezug betrifft den Abgleich von Demos oder Testversionen mit eigenen Anforderungen. Drehbuch und Fälle sind redaktionelle Empfehlungen beziehungsweise ausdrücklich fiktiv; es wird keine tatsächliche Produktfunktion oder Kundenleistung zugesagt.

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