Einen Vertriebsdialog über Retrofit statt Neukauf führen

Klären Sie im ersten Retrofit-Dialog, welche Bestandsanlage verändert werden soll und welchen konkreten Zustand der Kunde erreichen möchte. Dokumentieren Sie bekannte Grenzen und fehlende Unterlagen. Bieten Sie eine passende fachliche Bestandsaufnahme an, bevor Sie Umbauumfang, Wirtschaftlichkeit oder die Alternative zum Neukauf zusagen.

Den Anlass hinter dem Wunsch nach Retrofit verstehen

Ein Kunde möchte eine vorhandene Anlage weiter nutzen und fragt, ob Ihre Lösung einen Neukauf vermeiden kann. Beginnen Sie nicht mit einem fertigen Umrüstpaket, sondern mit dem Auslöser dieser Frage. Soll eine bestimmte Bedienaufgabe verändert werden, fehlt die Versorgung eines Bauteils oder passt die Anlage nicht mehr zum vorgesehenen Ablauf? Halten Sie das beobachtete Problem und den gewünschten Zustand getrennt fest. Ein gemeldeter Engpass kann mehrere Ursachen haben. Der Vertrieb muss ihn nicht im ersten Gespräch diagnostizieren; er muss beschreiben können, welche Frage die folgende fachliche Bestandsaufnahme beantworten soll.

Klären Sie auch, welche Alternativen der Kunde tatsächlich betrachtet. Weiterbetrieb im bestehenden Umfang, gezielte Änderung und Ersatzinvestition können unterschiedliche Voraussetzungen haben. Stellen Sie Retrofit nicht pauschal als günstigere oder einfachere Lösung dar. Ohne geprüften Zustand, notwendigen Umfang und geeignete Vergleichsbasis wäre diese Bewertung unbegründet. Fragen Sie nach der Entscheidung, die als Nächstes ansteht: Geht es zunächst um eine fachliche Orientierung oder bereits um die Vorbereitung eines konkreten Angebots? Das Aufnahmeblatt hält den Stand fest. Es darf einen noch offenen Lösungsweg nicht allein deshalb als gewählt ausweisen, weil der Kunde das Wort Retrofit verwendet hat.

Den heutigen Anlagenstand mit seinen Quellen aufnehmen

Erfassen Sie die vorhandene Anlagenbezeichnung, ihren Einsatz und die für das Anliegen relevanten Bestandteile. Die konkrete benötigte Tiefe legen Sie mit der zuständigen Fachperson fest. Ein altes Datenblatt beschreibt möglicherweise den ursprünglichen Lieferzustand, während die Anlage später verändert wurde. Fragen Sie deshalb nach verfügbaren aktuellen Unterlagen und bekannten Änderungen. Notieren Sie Quelle, Stand und offene Zuordnung jeder wichtigen Angabe. Ein fehlender Schaltplan wird nicht durch die Vermutung ersetzt, die Anlage entspreche noch dem Serienzustand. Kennzeichnen Sie die Lücke, damit sie vor einer belastbaren Aussage bearbeitet werden kann.

Nutzen Sie für die Aufnahme nur die vorgesehenen sicheren und berechtigten Informationswege. Eine Kundenbeschreibung, eine vorhandene Dokumentation oder eine fachlich organisierte Besichtigung können unterschiedliche Beiträge liefern. Fordern Sie für eine Vertriebsfrage keine eigenständigen Eingriffe in die Maschine und keine Umgehung von Schutzmaßnahmen. Wenn Fotos oder Unterlagen vertrauliche Informationen enthalten, klären Sie Empfänger und Zweck über den bestehenden Ablauf. Das Ziel ist ein nachvollziehbarer Informationsstand für die Prüfung. Es ist kein Auftrag, ohne die erforderlichen Zuständigkeiten eine technische Diagnose, eine Änderung oder eine Wiederinbetriebnahme vorzunehmen.

Änderungsziel und Umrüstgrenzen ausdrücklich nebeneinanderstellen

Beschreiben Sie den gewünschten Unterschied zwischen dem heutigen und dem angestrebten Ablauf. „Moderner werden“ ist dafür zu unbestimmt. Präziser ist etwa die Frage, welche Informationen künftig an einem bestimmten Arbeitsplatz verfügbar sein sollen. Notieren Sie daneben, welche Bestandteile nach Kundenvorstellung unverändert bleiben sollen. Diese Wunschgrenze ist noch keine fachlich bestätigte Umrüstgrenze. Eine scheinbar kleine neue Aufgabe kann weitere Schnittstellen betreffen. Schreiben Sie deshalb nicht „ohne Auswirkungen auf die übrige Anlage“, solange das von der zuständigen Stelle nicht im konkreten Zusammenhang bewertet wurde.

Die DGUV weist bei umgebauten Maschinen darauf hin, dass die Beurteilung einer wesentlichen Veränderung nicht immer einfach ist und verweist auf entsprechende fachliche Hilfen. Daraus folgt für dieses Aufnahmeblatt keine Einstufung Ihres Vorhabens. Der Vertrieb hält vielmehr fest, dass die Auswirkungen des konkreten Änderungswunsches gesondert beurteilt werden müssen. Vermeiden Sie Aussagen wie „Der Bestandsschutz bleibt auf jeden Fall erhalten“ oder „Eine weitere Prüfung ist bei Retrofit unnötig“. Ob und welche technischen sowie rechtlichen Anforderungen betroffen sind, gehört in die zuständige qualifizierte Prüfung. Die bloße Bezeichnung als Nachrüstung beantwortet diese Fragen nicht.

Ein fiktives Aufnahmeblatt mit einem begrenzten nächsten Schritt füllen

Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv und enthält keine tatsächlichen Maschinendaten. Betrieb A möchte an Anlage M den Umgang mit Zustandsmeldungen besprechen. Das Aufnahmeblatt nennt die vom Kunden bestätigte Anlagenreferenz, die vorhandene Dokumentation mit Stand D und einen zuletzt dokumentierten Umbau. Als gewünschter Zustand wird festgehalten, dass die betriebliche Fachperson bestimmte Meldungen am vorgesehenen Arbeitsplatz beurteilen können soll. Eine konkrete technische Lösung ist noch nicht gewählt. Die Zeile „unverändert gewünscht“ nennt den bestehenden Fertigungsablauf; die Zeile „fachlich ungeklärt“ fragt nach den betroffenen Schnittstellen und den Auswirkungen einer Änderung.

Die verantwortliche technische Stelle nimmt im fiktiven Fall einen begrenzten Prüfauftrag an: vorhandene Unterlagen sichten und den Umfang einer Bestandsaufnahme bestimmen. Für den Vertrieb ist damit die nächste Vorbereitung möglich, aber noch kein Umbauangebot freigegeben. Das Blatt hält benötigte Unterlagen, Ansprechpartner, Zugangsvoraussetzungen und die zu beantwortende Frage fest. Ein vorläufig genannter Besuchstermin gilt erst nach tatsächlicher Abstimmung als bestätigt. Weder eine Verbindung zur Anlage noch der Einbau eines Bauteils ist Bestandteil dieser kaufmännischen Vorentscheidung. Das ausgefüllte Beispiel liefert einen konkreten nächsten Arbeitsauftrag, ohne einen positiven technischen Ausgang oder eine wirtschaftliche Überlegenheit gegenüber dem Neukauf zu behaupten.

Fehlende Grundlagen als echten Haltepunkt behandeln

Im fiktiven Gegenfall ist die aktuelle Steuerungsausführung nicht nachvollziehbar dokumentiert, obwohl die gewünschte Änderung genau diesen Bereich betrifft. Der Kunde verweist auf ein altes Projektbild und erwartet ein kurzfristiges Festangebot. Im Aufnahmeblatt werden die unbestätigte Ausführung, die fehlende aktuelle Unterlage und der zuständige Klärungsweg festgehalten. Das feste Umrüstangebot bleibt offen. Die nächste mögliche Leistung kann eine fachlich abgegrenzte Bestandsaufnahme sein, sofern sie selbst geeignet vorbereitet und beauftragt werden kann. Eine fehlende Grundlage wird nicht mit einem großzügig klingenden technischen Vorbehalt in einem ansonsten fertigen Leistungsversprechen versteckt.

Erklären Sie dem Kunden, welche Aussage gerade nicht möglich ist und welche Information die Entscheidung voranbringen würde. Das ist nützlicher als ein allgemeines „Wir müssen noch prüfen“. Geht es um die Identifikation eines geänderten Bereichs, um den Zugang zur Dokumentation oder um eine unbekannte Schnittstelle? Jede dieser Lücken kann eine andere verantwortliche Funktion haben. Ein Aufnahmetermin darf die nicht vorhandenen Informationen nicht automatisch als später problemlos beschaffbar voraussetzen. Wenn sich schon der Umfang einer sinnvollen Prüfung nicht bestimmen lässt, bleibt auch dieser nächste Schritt offen. Halten Sie fest, was für eine erneute Bewertung vorliegen müsste.

Die Bestandsaufnahme sauber vom Investitionsentscheid trennen

Übergeben Sie den bisherigen Stand mit Anlagenreferenz, belegtem Dokumentenstand, Änderungsziel, Wunschgrenzen, offenen Fragen und dem tatsächlich angenommenen Prüfauftrag. Machen Sie sichtbar, welche Aussagen der Kunde gemacht und welche die Fachstelle bereits bestätigt hat. Ein späterer Befund darf den früheren offenen Stand nicht rückwirkend zu einer angeblich sicheren Ausgangslage machen. Wenn sich der gewünschte Umfang ändert, ergänzen Sie diese Änderung mit ihrem Anlass. Der folgende Angebotsvergleich muss auf dem dann geprüften Leistungsumfang beruhen, nicht auf der ursprünglichen Hoffnung, mit wenigen Eingriffen auszukommen.

Erst auf einer geeigneten fachlichen und kaufmännischen Grundlage lässt sich der nächste Vergleich zwischen Umrüstung, unverändertem Weiterbetrieb oder Ersatz sinnvoll führen. Dieser Leitfaden liefert dafür weder eine Sicherheitsbewertung noch eine Amortisationsrechnung. Sein fertiges Ergebnis ist die konkrete Vorbereitung einer Bestandsaufnahme mit transparenten Grenzen. Darin unterscheidet er sich von der allgemeinen Agenda für ein technisches Erstgespräch und von einem Nutzenmodell für Automatisierung: Hier muss zunächst der reale Ausgangsbestand für einen möglichen Umbau bestimmt werden. Verwenden Sie Ihren freigegebenen Arbeitsprozess; automatische Retrofit-Prüfungen, technische Freigaben oder die Planung eines Maschineneingriffs durch LDM werden nicht behauptet.

Quelle, geprüft am 18.10.2026: DGUV Test, Gebrauchtmaschinen und Umbau von Maschinen, https://www.dguv.de/dguv-test/prod-pruef-zert/konform-prod/maschinen/gebrauchte-masch/index.jsp . Verwendet wird nur der Hinweis auf die erforderliche fallbezogene fachliche Beurteilung von Umbauten. Aufnahmeblatt und Fälle sind redaktionelle Empfehlungen beziehungsweise fiktiv; keine rechtliche Einstufung, technische Eignung oder wirtschaftliche Wirkung wird festgestellt.

In der Praxis lässt sich das testen mit offenen Statistiken zur E-Mail-Infrastruktur von Domains auf check.live-direct-marketing.online.

Häufige Fragen