取引先からメールドメイン変更を通知されたときの確認と切り替え
取引先からドメイン変更の連絡が来たら、新しい宛先への送信を始める前に、既知の連絡経路で変更の事実と対象範囲を確認します。通知を受け取ったこと、相手が変更を確認したこと、自社の連絡先を更新したことを分けて記録してください。表示名が同じでも、本人確認の代わりにはなりません。
- 旧・新アドレスと通知の出所を、上書きする前に記録する。
- 通知内の署名だけに頼らず、以前から確認できる連絡先を使う。
- 本人確認後も、予約送信や共有連絡先の更新を別に点検する。
- 返信がないことを変更への同意と扱わず、未確認の送信を保留する。
通知の内容を変更票に写し、変更範囲を限定する
最初に、旧アドレス、新アドレス、通知を受けた日時、通知元の実際のアドレスを記録します。表示名だけをコピーすると、異なる差出人を見落とすことがあります。ドメイン部分だけの変更なのか、個人のアドレス全体が変わるのかも分けてください。似た綴りを見つけても、自分で訂正して登録せず、確認する対象として残します。
会社全体の移行なのか、特定部署だけなのか、担当者一人だけなのかは、通知に書かれている範囲で記録します。一人から通知が届いたことを、同じ会社の全員に適用してはいけません。切り替え日や旧宛先の扱いが書かれていなければ空欄にせず、未確認と書くと、次の担当者が推測で埋めるのを防げます。
今回扱うのは連絡先の切り替えです。通知に振込先、契約主体、請求書の送付先などの変更も含まれていたら、同じ確認で一括承認せず、それぞれの社内担当へ回します。メールアドレスが確認できたことから、金融情報の変更まで正しいと判断することはできません。
確認には、通知とは独立した既知の経路を使う
確認先は、以前の取引記録などから信頼できる方法で取得した窓口を使います。変更メールに新しく書かれた電話番号へかけるだけでは、その通知の内容を別の形で繰り返し確認している可能性があります。既存の連絡先が使えない場合には、その会社の公式な窓口をどう確認したかも記録し、誰が変更を回答したかを残します。
確認する質問は、今回の取引に必要な範囲に絞ります。新しい宛先の表記、この案件をその宛先へ送ってよいか、いつ切り替えるか、旧宛先へ今後送らない方がよいかを尋ねます。会社の内部体制全体や他の社員の個人連絡先まで求める必要はありません。相手が答えられない項目は、確認済みの項目と分けます。
IPAの「ビジネスメール詐欺 FAQ」は、なりすましが疑われる場合、メールと異なる手段で確認し、偽装の可能性がある署名欄ではなく、信頼できる方法で得た連絡先を使うよう勧めています。ここではその注意点を、変更通知の確認手順に取り入れています。正しいドメインから届いたという一点で、安全を保証するものではありません。
記入例で、確認済みと未確認を混ぜない
次の例は、実在しない会社と案件を使った架空の練習用記録です。記録の目的は、変更が成功したように見せることではなく、何を根拠に送信先を変えるかを他の担当者にも説明できるようにすることです。実際に使う際は、自社の管理方法に合わせ、不要な個人情報を増やさないようにします。
例えば、以前から取引している会社の担当者について、保存済みの代表電話から取次ぎを受け、今回の案件の宛先変更を確認できたとします。それでも、会社全体の移行日を聞いていなければ、その点は未確認です。確認した相手の回答を、営業担当者の推測で広げないことが大切です。
確認票には次の操作を行う人も書きます。本人確認をした人と、共有連絡先を編集する人が違う場合、口頭で「変更しておいて」と伝えるだけでは、対象が曖昧になります。該当する案件や連絡先の管理番号を示し、変更結果を確認する人を決めます。
架空の記入例：対象＝設備資料の送付先一件。通知＝担当者のメール。確認経路＝過去の取引記録にある代表電話から取次ぎ。確認済み＝当該担当者の新宛先と、この案件を送付してよいこと。未確認＝他部署の移行状況。判断＝当該一件のみ更新。更新担当＝案件担当、照合担当＝営業管理。実在の変更実績ではありません。
送信先を更新し、旧宛先への実行予定を止める
本人確認後は、案件の連絡先だけでなく、送信前の下書き、予約送信、定型文に保存された宛先、共有の連絡先を確認します。どの場所に保存されているかは、自社の運用によって異なります。存在を確認していない連携先まで更新済みと書かず、確認した場所を一覧にして残します。
旧アドレスの履歴は、過去に誰へ送ったかを説明するための記録として必要になる場合があります。現在の送信対象から外す処理と、履歴を削除する処理は分け、保持やアクセスのルールに従ってください。履歴の全消去を、ドメイン変更の当然の作業にはしません。
新しいメールを作成する際には、宛先欄に実際に入ったアドレスを確認します。表示名が旧宛先と同じ場合、見た目だけでは判断しにくいためです。切り替えを知らせる社内連絡には、確認済みの対象と変更日を含め、他の部署の宛先も一括置換するような指示は避けます。
確認できないときは、資料を送らず保留にする
急いでほしいという依頼があっても、確認経路が確保できないまま機密資料を新宛先へ送ってはいけません。連絡先変更の確認に、実際の見積書や顧客情報を試しに送る必要はありません。確認のために何を共有してよいかは、社内の情報管理担当にも相談します。
架空の停止例として、新ドメインへの移行通知が来た一方、既知の窓口では変更を確認できず、通知への返信だけで手続きを終えるよう求められた場合を考えます。この状態は変更承認済みではありません。営業予定を保留し、通知と確認経緯を適切な社内部門に渡します。詐欺だと自分だけで断定する必要もありません。
保留には再開条件を添えます。例えば、既知の経路で当該宛先の使用を確認し、社内責任者が送信対象の更新を承認したとき、という形です。確認期限を決める場合にも、期限が過ぎたら自動的に承認とする仕組みにはしません。返答待ちと更新完了を分けて扱います。
切り替え完了の確認と参照資料を残す
完了の条件は、新宛先を登録したことだけではありません。対象範囲の本人確認、旧宛先への予定の点検、共有先の更新結果の照合まで、実際に行った作業を記録します。相手がメールを読んだことや、今後も必ず届くことまでは、この作業から確認できません。
LDMへ営業連絡の運用を相談するなら、変更通知の有無、確認できた宛先の範囲、どの送信予定が保留になっているかを整理します。連絡先の本人確認やドメインの安全性が自動的に保証されるという意味ではありません。確認できる根拠と、次に行う操作を一緒に見直すための準備です。
参照資料：IPA「ビジネスメール詐欺 FAQ」、質問3・4。確認日：2026年10月18日。参照URL： https://www.ipa.go.jp/security/bec/bec_faq.html 。公式資料はなりすましへの注意と確認経路を説明しています。本稿の確認票、架空例、切り替え手順は編集上の提案です。
実際には無料の受信トレイ到達テスト（check.live-direct-marketing.online）で確認できます。
よくある質問
公式らしいドメインなら、そのまま変更できますか。
ドメインの見た目だけでは本人確認になりません。通知の対象範囲と、今回の案件の宛先として使ってよいかを、既知の経路で確認します。
旧アドレスをすべて削除すべきですか。
送信対象から外すことと履歴の削除は分けます。過去の記録の保持は自社のルールに従い、未確認の範囲まで一括更新しません。
新しい宛先へ確認用の見積書を送ってよいですか。
連絡先を確かめるために機密資料を試しに送る必要はありません。確認済みの経路を用い、共有範囲は社内で確認します。
変更日に確認が間に合わない場合は。
送信予定を保留し、確認できない理由と再開条件を残します。切り替え日が来たことを本人確認の代わりにはしません。